폴더 정리할 때 알아두면 좋은 꿀팁 정보
근무지를 옳길때 전에 사용하던 문서 파일 백업받고 정리하다가 애먹은 적 다들 있으시죠!
우연히 공무원통합메일에서 알게 된 폴더 정리 꿀팁입니다.
저도 미리 알았으면 잘 폴더 정리 달인이 되어 있었을텐데
지금이라도 따라 해봐야겠네요
◆ 폴더 분류는 어떻게?
① 업무 단위별로 폴더(대분류)를 구분하고 각 폴더 안에 상세 업무별로 하위 폴더(소분류)로 구분하세요!
- 큰 것에서 작은 것 순으로, 대주제에서 소주제 순으로!
② 숫자 넘버링을 통해 계층과 수준을 순차적으로 분류하여 구분하세요!
- 1→1.1 혹은 001→01의 식으로 최상위 폴더와 하위 폴더가 연결될 수 있도록 폴더 구조화하기!
③ 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 정리하면 좋아요!
◆ 폴더 이름은 어떻게?
· 키워드로 빠르게 접근할 수 있도록 파일명을 정하는 것이 포인트!
· 직관적으로 떠오르면서 구분이 될 수 있도록 짓는 것이 좋아요!!
- 그러나, 너무 일반적인 이름은 여러 파일 중 구분이 어려우니 주의하세요!
◆ 파일명은 어떻게?
① 가장 중요한 날짜를 맨 앞에 위치시키고 이름순 정렬로 활용하세요!
- 예시 : 날짜_업무구분_(원제목) * 보고, 분석, 기획안, 요청서 등
② 버전 작성 시 폴더명과 같이 1.0, 1.1 등으로 적어주면 정렬 시 글자 칸 수 때문에 흐트러질 일은 없어요!
- 예시 : V1.0, V1.1, V2.2
③ 수정 중인 파일은 버전, 날짜, 특징으로 구분해야 명확해요!
- 프로젝트를 진행 중이라면? V1, V2, V3, V4...
- 상관에게 결재 서류 상신 후 상관이 수정을 요구하거나 변경해야 한다면? F1, F2, F3, F4...
- 최종적으로 상관의 결재가 떨어졌다면? FF 또는 FN
◆ 매년 다른 업무를 해야 한다면?
① 연도별로 구분하고 ② 업무 대분류에 따라 폴더를 나눠주고 ③ 대분류 업무 성격에 따라 소분류 구분
◆ 매년 같은 업무를 해야 한다면?
① 최상단의 업무 대분류로 구분하고 ② 소분류 폴더로 나누어 ③ 각 폴더의 업무에 대해 기간별 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 구분
◆ 폴더 정리 전 마지막 체크리스트
- 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가?
- 내 업무는 몇 가지 프로젝트로 나뉘는가?
- 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가?
- 누군가로부터의 요청을 기본으로 하는 업무인가?
- 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가?
- 그렇다면 주기는 어떠한가? (ex. 주 1건, 월 1건, 연 1건)
- 어느 부서와 연관된 업무인가?
- 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가?
- 한 번 저장하면 그 후로 수정할 일이 없는 파일인가?
<자료출처=정책브리핑 www.korea.kr>
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